Wielu kandydatów na pracowników nie zdaje sobie sprawy, jak duże znaczenie podczas rekrutacji odgrywa prawidłowo napisany list motywacyjny. Jest to bowiem forma pierwszego kontaktu pracodawcy z przyszłym pracownikiem. Zwykle pisząc list motywacyjny posługujemy się już gotowymi schematami, przepisując prawie słowo w słowo zdania ze wzoru. To błąd.
Zanim zabierzemy się do pisania listu motywacyjnego powinniśmy najpierw zastanowić się, w jakim celu to robimy. Musimy pamiętać, iż osoba rekrutująca już na podstawie naszych dokumentów jest w stanie stwierdzić, czy jesteśmy interesujący, czy też nie. Od tej oceny często zależy, czy zostaniemy zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną.

Prawda w słowie

Dobrze napisany list motywacyjny powinien odzwierciedlać osobowość autora. – Ujawnia się ona m.in. poprzez sposób pisania, wykorzystywane sformułowania i zwroty – wyjaśnia Katarzyna Porębska. – To pomaga we wstępnym poznaniu kandydata na pracownika. Jeżeli przepisujemy gotowe wzorce, to często nie zastanawiamy się, ile tkwi w nich o nas prawdy.

Doświadczenie w branży

List motywacyjny jest naszą wizytówką. Powinien być zatem czytelny, czyli napisany przy użyciu prostych i jasnych sformułowań oraz odpowiednio skonstruowany graficznie. – Powinniśmy zawrzeć w nim wszystkie najistotniejsze fakty z przebiegu naszej dotychczasowej kariery zawodowej – radzi manager Katarzyna Porębska. – Jeżeli piszemy o doświadczeniu zawodowym, to koniecznie podajmy, w jakich branżach je zdobyliśmy.

Zgodnie z prawdą

Pisząc w liście motywacyjnym o znajomości języków obcych, często bywamy kłamczuchami – twierdzi kierownik Katarzyna Porębska. – Osoby bezkrytycznie piszą, że znają go dobrze, gdy tymczasem nie potrafią płynnie sformułować nawet kilku zdań. Z kolei skromni poligloci również określają swoją znajomość jako dobrą, gdy tymczasem grubo przerastają tych pierwszych. Aby uniknąć takich sytuacji i niepotrzebnie nie dezorientować rekrutującego, najlepiej jest podać stopień ukończonych kursów i ich nazwę.

Najczęstsze błędy w listach motywacyjnych:

• powtarzanie faktów z CV;
• pomijanie aspektów osobowościowych;
• używanie ogólnikowych epitetów;
• posługiwanie się tym samym listem motywacyjnym przy ubieganiu się o różne stanowiska;
• podawanie zbyt wielu informacji;
• pomyłki w nazwie stanowiska, o jakie kandydat się ubiega.

Wygląd listu:

• Niedopuszczalne jest wpisywanie kropek w miejsce daty i adresu firmy, do której kieruje się list, a potem odręczne dopisywanie danych. Wtedy osoba czytająca ma poczucie, że jest to nic nie mówiący szablon.
• Proponuję taki układ listu, w którym występują symetryczne, boczne marginesy (polecam w programie Word funkcję „wyjustuj”), a poszczególne tematy listu ujęte są w bloki, pomiędzy którymi zastosowano odstęp. List, w którym kolejne zdania wypisywane są małą czcionką i bez użycia odstępów, po prostu nie daje się czytać.
• Zwróćmy uwagę na pisownię. Kandydatka na asystentkę, która chwali się tym, że zna program Word, nie może w swoim liście popełniać podstawowych błędów edytorskich typu: spacja przed przecinkiem czy tzw. zjadanie liter. Jeśli widzę w liście słowo: WYSZTAŁCENIE, gdzie brak wydawałoby się tylko jednej litery „K”, to wiem, że takiej osoby nie zaproszę na spotkanie, bo skoro nie potrafi zadbać o korektę własnego listu, to co będzie z dokumentami tworzonymi w pracy?
• List można napisać przy użyciu komputera (należy wtedy pamiętać o odręcznym podpisie), a jeśli brak dostępu do komputera lub na wyraźne życzenie firmy, odręcznie. W takim przypadku trzeba pamiętać o estetycznie wyglądającej kartce, koniecznie białej, absolutnie nie w kratkę. Dobrym sposobem przy odręcznym zapisywaniu czystej kartki jest podłożenie pod spód kartki kratkowanej, na pewno wpłynie to korzystnie na wygląd dokumentu.
• Osoby, które ubiegają się o pracę na stanowiskach, gdzie wskazana jest duża dawka kreatywności np. w agencji reklamowej, często wymyślają coś bardzo oryginalnego, ponieważ chcą wyróżnić się z tłumu. W takich przypadkach różowy papier czy pismo „do góry nogami” jest jak najbardziej na miejscu.

Treść listu:

• Trzeba umieścić swoje dane, łącznie z telefonem, następnie dane firmy, w której ubiegamy się o pracę. Osoba czytają list powinna mieć wrażenie, iż jest on jedyny w swoim rodzaju, skierowany właśnie do tej, a nie innej firmy.
• Na wstępie należy poinformować, w związku z jakim ogłoszeniem i stanowiskiem przesyłamy ofertę. Przedsiębiorstwo, do którego kierujemy list, może w tym samym czasie prowadzić kilka rekrutacji. Jeśli proszą w ogłoszeniu o podanie numerów referencyjnych, można wpisać je nie tylko na kopercie, ale również przy nazwie stanowiska.
• Warto pochwalić się swoim wykształceniem i umiejętnościami. Nie chodzi jednak o przepisanie faktów z CV, ale o dodanie kilku szczegółów, zwłaszcza dotyczących tych umiejętności, które są ważne przy wykonywaniu pracy, o którą się ubiegamy, np. przedstawiciel handlowy może uściślić informacje związane z prawem jazdy, podać od kiedy je posiada i czy wykorzystuje w praktyce.
• Przy opisywaniu doświadczenia należy podać zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach, opisać swoje osiągnięcia. Absolwent nie posiadający doświadczenia powinien poszukać w swoim życiu epizodów, związanych na przykład z pracami dorywczymi i opisać je, uwypuklając to, czego się nauczył. Na przykład praca ankietera może uczyć cierpliwości i wyrozumiałości w kontaktach z klientami.
• Można opisać kilka cech osobowości, pokazując, jakim jest się pracownikiem. Tu przestrzegam przed bezmyślnym przepisywaniem cech od kolegi czy ze wzoru książkowego. Potem setki podobnych listów przychodzą w odpowiedzi na daną ofertę. Wystarczy zastanowić się nad sobą i wpisać swoje zalety.
• Warto miło i oryginalnie zakończyć list.